Como utiizar el servicio de video conferencia en nuestro centro

La videoconferencia es un medio de divulgación y capacitación tecnológico que apoya a la didáctica dentro de los procesos académicos o administrativos en los cuales se comparte información. Por medio de éste dos o más puntos distantes establecen comunicación con una capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma bidireccional. Esto hace que en un medio organizacional y educativo, el conferencista, el docente y los estudiantes, desde todos los sitios, se vean unos a otros y establezcan una comunicación interactiva y simultánea.
SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA
Este es un servicio integrado que ofrece el SENA para mejorar su cobertura, obtener una comunicación eficaz y aumentar la productividad de la entidad. El servicio se rige por los principios de puntualidad, respeto, equidad, calidad y ética. El servicio se considera como de Primordial interés para la Institución, deben apoyar su Misión (Formación Profesional Integral). El servicio se realiza de acuerdo Con necesidades académicas y Administrativas sustentadas Debidamente y con un costo de valor por punto y hora. Para Entidades privadas será el equivalente a (21s.m.l.dv) por cada dos (2) horas de conexión (únicamente con fines educativos) esto en cumplimiento de la normatividad vigente resolución 00174 del 2005. El solicitante deberá respetar todos los lineamientos incluidos en este documento para conservar el derecho a continuar utilizando este medio de comunicación. Si la cancelación del evento es ocasionada por alguna causa interna del SENA o generada por el proveedor que nos presta el servicio (fallas técnicas, fenómenos naturales, situaciones de orden público, paros, entre otros), la Dirección General del SENA avisará por escrito al solicitante o hablará con el responsable del evento. En dicha eventualidad, los gastos serán cargados al SENA.
La dependencia o empresa solicitante del servicio es la responsable de la divulgación del evento al grupo objetivo. El primer punto a tener en cuenta a la hora de prepararse para participar en una videoconferencia es el vestuario. La mayor parte del tiempo las regionales receptoras estarán viendo al conferencista y, en algunos casos, la indumentaria puede disminuir la resolución de la imagen. Debe procurar vestirse con tonos suaves y uniformes, y evitar, en lo posible, adornos metálicos u otros objetos que puedan producir reflejos.
Durante la realización de la videoconferencia, no deben realizarse excesivos movimientos (en beneficio de la calidad de la imagen, el conferencista no debe levantarse o andar por el auditorio). Se recomienda que permanezca sentado frente a la cámara y su actitud sea la misma que tendría si estuviese con los alumnos o el público alrededor de una mesa o un auditorio.
Debido al complejo proceso de tratamiento de la información que tiene lugar en los equipos, se produce un pequeño retraso de medio segundo aproximadamente en la recepción de la imagen y del sonido en el otro extremo (un ejemplo ilustrativo de este retraso se produce cuando alguien cuenta un chiste y se observa que en el otro extremo tardan cerca de medio segundo en reírse). Este pequeño retraso no dificulta el diálogo pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de participar en una discusión.
Para la coordinación logística del evento, es necesario que se advierta en la solicitud del servicio quién se hará responsable en representación del solicitante (con número telefónico y correo electrónico).
Por contar con un micrófono ambiental, se recomienda no utilizar papeles, bolígrafos u otros elementos que puedan generar ruido, ni mucho menos tapar el micrófono a la hora de su exposición.
DATOS DE INTERÉS
NORMAS PARA LOS SOLICITANTES DEL SERVICIO
Es importante reservar con antelación y telefónicamente la fecha del evento, para que no se presenten casos en los cuales haya algo programado. Transcurridos cinco días, la reserva pierde su vigencia. Hay que tener en cuenta la amplia divulgación que tiene que realizar el solicitante y todas las condiciones pertinentes del evento en cuanto a la parte técnica, operativa y logística de la emisión y recepción de los puntos de enlace. Las videoconferencias deberán solicitarse con 30 días hábiles de antelación al evento. Las pruebas de videoconferencias externas deberán hacerse con cinco días hábiles previos a la ocurrencia del evento.
La persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 20 minutos antes de su emisión. En la sala de videoconferencia siempre habrá un funcionario SENA, que proporcionará toda la asistencia que se necesite. El solicitante deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión. El solicitante deberá entregar 10 minutos antes del inicio de la videoconferencia el guión con el respectivo orden de las intervenciones y copia a los conferencistas y personas que manejan la parte operativa.
No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los quipos de videoconferencia. Tampoco está permitido fumar.
DATOS DEL USUARIO
En este espacio se pretende identificar el nombre del solicitante, y la entidad, ya sea pública o privada. En el caso del SENA, serían las Regionales y los Centros de Formación.
FECHA Y HORA DE INICIACIÓN Y TERMINACIÓN
Se colocará la fecha exacta del evento y el horario establecido.
INFORMACIÓN TEMÁTICA
Relación de los temas a tratar y un breve resumen de los mismos.
PERSONA RESPONSABLE DEL EVENTO Y TELÉFONO
Este punto es para mantener constante comunicación sobre aspectos técnicos y logísticos de la
emisión.
PÚBLICO OBJETIVO AL QUE VA DIRIGIDO
Es necesario saber a quién está dirigido el evento para tener a disposición las salas de videoconferencia.
EXPOSITORES Y CARGO QUE DESEMPEÑAN
Es importante tener esta relación para la ubicación de la mesa y del sitio de emisión.
NÚMERO DE PUNTOS O CIUDADES A ENLAZAR
Esta relación de puntos de enlace es fundamental para garantizar tanto auditorios como la señal para la recepción. Cabe aclarar que la programación se envía con una semana de anticipación a la fecha y las salas de videoconferencia son múltiples (están para otros eventos).
FORMATO DE SOLICITUD DEL SERVICIO
Cada usuario, deberá diligenciar el siguiente formato para reservar el servicio, el solicitante deberá esperar una respuesta para que realice la respectiva divulgación del evento.
TIPO DE AYUDAS TECNOLÓGICAS Y AUDIOVISUALES
En este punto hay que aclarar que las ayudas son muy diferentes a las de una conferencia. Esto es videoconferencia, por lo tanto se le da otro tratamiento a las presentaciones como el caso de Power Point Microsoft. Los textos deben estar altamente contrastados para permitir una mejor visibilidad en las regionales receptoras: fondos claros, letras oscuras (rojos , negros, azules, invertidos sobre fondos oscuros), el tamaño de letra (fuente) no deben ser inferior a 24 puntos y sin animaciones, preferiblemente no debe realizarse gráficos (la resolución no es la mejor).
CAPACIDAD DE AUDITORIO
Es importante saber cuántas personas van asistir a los puntos de emisión y recepción para garantizar el alistamiento logístico.
Para mayor información, Contáctenos al Correo electrónico: videconferencia@sena.edu.co En la Dirección General del SENA.